社員が休職を申し出たとき、人事が最初に確認する5項目
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社員や管理職から「休職したい」と伝えられたとき、人事は、その場で多くのことを決めなければならないように感じるかもしれません。けれども、最初の段階で必要なのは、判断を急ぐことよりも、確認する項目をそろえることです。
この記事では、申し出を受けてから、社内の手続きを整理するまでの初動を、5つの項目で整理します。休職の可否や期間、休業中の給与など、個々の労務判断は就業規則と専門家（社労士・産業医）の確認が前提です。
項目1 申し出の内容を、事実として記録する
まず、いつ、誰から、どのような方法で、何が伝えられたかを記録します。
- 本人の申告と、上司・同僚の観察や印象を区別し、手続きや就業上の配慮に必要な範囲で記録する
- 病名や原因を、人事から聞き出さない
- 「うつ状態」「ストレスが原因」のように、病名や原因を人事が推測して記録しない
記録は、後で本人・上司・産業医と情報を整理するときの土台になります。厚生労働省の手引きも、健康情報などの個人情報は、必要最小限の範囲で扱うことを求めています。
項目2 本人の意向と、連絡の方法を確認する
次に、休業に入る前後で、どのように連絡を取るかを本人と決めます。
- 連絡手段（電話、メール、社内ツールなど）と、連絡してよい時間帯
- 会社側の窓口は誰か（人事の担当者を1人決め、本人が複数の人から連絡を受けないようにする）
- 緊急時に連絡してよい相手（家族など）を、本人が希望するかどうか
本人の希望を聞いたうえで、連絡の頻度や方法は、状況に応じてあとから見直せることも伝えておくと、本人の負担が減ります。
項目3 診断書の扱いを、就業規則と社内の手順に沿って案内する
休職の手続きは、会社ごとに、就業規則や社内の規程で決まっています。診断書の提出を求める場合は、次の点を本人に具体的に伝えます。
- 提出先と期限、原本かコピーか、費用の負担
- 診断書に、休業の必要性や期間の見込みが書かれているかどうか（記載の内容は医師の判断による）
- 診断書が提出されたことで、休職が自動的に成立するのではなく、会社の規程に基づいて手続きが進むこと
厚生労働省の手引きは、休業の診断書が提出されたとき、管理監督者から人事労務管理スタッフや産業保健スタッフへ連絡することを、最初のステップに位置づけています。連絡の流れは、あらかじめ社内で決めておくと迷いません。
項目4 休業中の手続きと、経済面の情報を整理して伝える
休業に入る本人は、収入や社会保険料の支払いに不安を抱えやすい時期です。会社が伝えられる範囲を整理して、書面で渡します。
- 休業中の給与の扱いと、社会保険料の納付方法（就業規則に沿って）
- 傷病手当金など公的な制度の有無と申請の流れ（対象や条件は、加入している健康保険に確認する）
- 休職の期間の定めと、期間が終わるときの扱い（就業規則に沿って）
制度の条件は個別の事情で変わります。個々の判断が必要な場合は、社労士や加入先の健康保険に確認してください。手引きは、休業が始まるときに、事務手続きや復帰支援の手順を、本人へ説明することを求めています。
項目5 社内の共有範囲と、業務の引き継ぎを決める
最後に、誰に何を伝えるかを決めます。
- 同僚には、休業の理由ではなく、「休業すること」「業務の引き継ぎ先」「連絡窓口」を中心に伝える
- 上司には、業務調整に必要な情報を、必要最小限で共有する
- 診断書などの書類は、保管場所とアクセスできる人を限る
- 本人の担当業務を、いつまでに、誰が引き継ぐか。期間の見通しが立たないときは、見直す日をあらかじめ決める
本人の健康情報を知る人は、必要最小限にとどめます。本人が同意していない範囲に、情報が広がらないようにします。
5項目の早見表
| 項目 | 確認すること | 避けたいこと |
|---|---|---|
| 1. 申し出の記録 | 日付、方法、本人の申告のうち手続きや配慮に必要な範囲 | 病名・原因の聞き出しや推測、不要な健康情報の記録 |
| 2. 意向と連絡方法 | 連絡手段、時間帯、会社の窓口 | 複数の人からの連絡、本人の希望を聞かない運用 |
| 3. 診断書の案内 | 提出先、期限、社内手順 | 診断書だけで休職が成立するという説明 |
| 4. 休業中の手続き | 給与・社会保険料・公的制度の整理 | 根拠のない制度の説明 |
| 5. 共有範囲と引き継ぎ | 同僚には休業・引き継ぎ・窓口、上司には業務調整に必要な最小限の情報、書類の保管 | 理由を含めた周知、書類の持ち回り |
初動のあとに続くこと
初動が整うと、次は、休業中の連絡、書類の管理、復職に向けた調整が続きます。これらは数か月にわたることがあり、人事の担当者に実務が集中しやすい場面です。連絡・面談・調整の一部を外部に任せる選択肢もあります。任せる範囲と、会社に残る判断については、別の記事「休職者対応を人事が抱えきれないとき」で整理しています。
復職の可否は、医学的な意見を踏まえて事業者が決定します。実作業を委託しても、会社側の判断と管理の責任がなくなるわけではありません。
個別対応支援の一つ：メンまる
オキュラボの「メンまる」（ウェルビーイング推進室／メンタル不調者まるっと引受け）は、休職者との連絡や面談の窓口を、外部の職能療法士（作業療法士）が担うサービスです。メンまるは、産業保健的な窓口の機能に、オンラインリワークと復職後の定着支援を組み合わせ、状態に合わせて従業員に一貫して伴走するサービスです。メンまるでは、職能療法士（作業療法士）が、仕事と生活を両立できるよう、生活構築を支援します。2023年9月以降、メンまるで支援した方に再休職者はいません（自社集計）。
メンまるは、休職が始まったあとの事務連絡、定期面談、診断書など必要書類の提出の督促、傷病手当金などの公的支援制度の説明、人事への定期報告（原則、隔週）を担います。必要書類については、作成の提案はメンまるも行いますが、最終的な管理は人事が行います。最初の同意の取得は会社の担当者が行い、主治医との情報のやり取りは本人を介してのみ行います。
よくある質問
Q. 診断書がないと、休職の申し出を受けられませんか。
診断書の要否は、就業規則や社内の規程によります。診断書の提出前に、本人の話を記録し、今後の流れを案内することは、人事の初動として可能です。個別の判断は、社労士・産業医にご相談ください。
Q. 休職の理由を、上司や同僚に説明してよいですか。
本人の健康情報は、必要最小限の範囲で扱います。同僚には、休業すること、引き継ぎ先、連絡窓口を中心に伝え、上司には業務調整に必要な情報を必要最小限で共有します。理由は本人の同意なく共有しないのが基本です。
Q. 本人が、診断書を出さずに休みたいと言っています。どうすればよいですか。
休むための社内の手続き（年次有給休暇、欠勤の扱いなど）は、就業規則によります。状態に急な変化がある場合は、手続きより先に、医療機関や産業医への相談を進めてください。
出典と確認日
- 厚生労働省・労働者健康安全機構「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き（改訂）」
URL：https://www.mhlw.go.jp/content/000561013.pdf
確認日：2026-10-08／使った箇所：第1ステップ（診断書提出時の連絡、休業開始時の説明）、個人情報は必要最小限、復職の最終決定は事業者 - オキュラボ「ウェルビーイング推進室（メンタル不調者まるっと引受け）」ページ
URL：https://www.occulabo.co.jp/wb_menmaru/
確認日：2026-10-08／使った箇所：メンまるの担う業務、会社側に残る実務、情報連携の方法
項目1〜5の「確認すること／避けたいこと」は、手引きの考え方を踏まえた一般的な整理であり、手引きの記載そのものではありません。
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休職者との連絡や面談の窓口を外部に置くことを考える場合は、メンまるの内容をご覧のうえ、お気軽にご相談ください。
